home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / fttlv532.zip / HJS.EXE / FTTL.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-06-12  |  14KB  |  295 lines
  1.           Flexitime & Time Logging System Version 5.3
  2.                                 
  3.                       System Specification
  4.  
  5. The system is designed to achieve seamless integration between recording
  6. employee attendance (when they are at work) and what they are doing with that
  7. time. The organisation can then monitor attendance, holidays, personal and
  8. team performance and produce billing information for clients. Data can also
  9. be used by and exported to other systems. The system can be used stand alone
  10. by one person or by many on a network.
  11.  
  12. Please telephone for a shareware copy if you don't already have one. The
  13. shareware version is a fully working version with a 2 user limit - so if you
  14. want to be really miserable you can avoid paying £60 for a two user network
  15. system and use all of its features - but you won't be able to get any support!
  16.  
  17. 1. Hardware Requirements
  18.  
  19. IBM PC or compatible
  20. 640k RAM
  21. Hard Disk
  22. DOS 3.3 or higher
  23.  
  24. System will run on a network - the number of users depends on the licence
  25. purchased. It is currently being used on a 200 workstation network.
  26.  
  27. System performance increases dramatically on faster machines with high levels
  28. of RAM, but it will run on very modest machines also.
  29.  
  30.  
  31. 2. Flexitime Details
  32.  
  33. Data entry and analysis in four week periods
  34. Easy to use menus and pick lists - "idiot proof"
  35. 12 hour clock
  36. Password system restricts access to individual sheets and denies access to
  37. parts of the system that shouldn't be operated by the casual user
  38. Management/Supervisor establishes length of day, half day, target hours for
  39. 4 week period, start and end of core time, carry forwards from period to
  40. period and week to week
  41. Choose which days are "work days". Not restricted to Monday - Friday
  42. Copes with part-timers/job sharers working "odd" hours - even those working
  43. different days/hours in different weeks
  44. Users led through data entry as required. System intelligently guesses which
  45. is the next date to be completed but this can be overridden e.g. to make
  46. corrections
  47. Time worked outside of core time or on non work days automatically added to
  48. overtime
  49. Additional hours (e.g. work at home in evening) coped with
  50. Absences include time off for annual leave, flexitime or lieu of overtime -
  51. all calculations automatic
  52. Time off for other reasons include sick, medical appointment, training,
  53. compassionate and strike/unapproved
  54. Mixed time off between annual leave and another reason allowed
  55. Annual leave carry forwards and annual leave years catered for
  56. Users can print or view sheet to date or do a quick calculation of flexitime,
  57. overtime and annual leave left
  58. End of period print-outs designed for verification by Supervisors
  59. Audit trail produced and retained even if the detailed sheets are deleted
  60. Corrections to carry forwards can be made by supervisor
  61. Add and delete new people (subject to licence purchased)
  62. Set targets/defaults at system, person and individual sheet level
  63. Management analyses of data at person or period level, or combinations of
  64. both.
  65. Report manager uses an interactive query routine to select precise data to
  66. analyse
  67.  
  68. 3. Time Logging Details
  69.  
  70. Entry by JOB, CLIENT, ACTIVITY.
  71. Employees are taken to that day's time log on completion of that day's
  72. flexisheet.
  73. Employees choose jobs, clients and activities from pick lists and are forced
  74. (but also intelligently helped) to match what they have worked on with the
  75. total amount of time recorded on their sheet for the relevant day.
  76. Employees can enter work on a timed basis or as one off expenses as required -
  77. but only timed entries count towards the day's flexitime target.
  78. Facilities for absence and unproductive time etc, as required by the
  79. organisation.
  80. Batch entry of data is also possible.
  81. Easy maintenance of JOBS, CLIENTS, ACTIVITIES and RATES files.
  82. Currencies with or without decimals
  83. Time Recording period can be set to anything between 1 and 59 minutes
  84. Production of billing information for clients
  85. Reports to screen and printer showing performance over a selected period from
  86. Employee, Employee Work Group, Clients, Jobs and Activities perspectives.
  87. Output can be in ASCII Delimited Text format for use in other programs.
  88.  
  89. 4. Overall
  90.  
  91. Facilities for backing up, restoring, packing (reclaim disk space) and
  92. reindexing data
  93. System administrator can browse data files, change the master password and
  94. individual passwords (individuals can change their own password), security
  95. level (1-3), change printer, create and edit printer control files, and
  96. establish/alter the basic system settings. Data files are in Dbase III format
  97. so data can easily be used in other applications.
  98.  
  99. 5. How to Register
  100.  
  101. Cost: (As at June 1995 - please 'phone for current price. Prices exclude VAT)
  102.  
  103. Base Price             £35.00 (UK pounds)  per stand alone machine or file
  104. server
  105. Cost per user:
  106.      First 2-10                £ 25.00 each  
  107.      Next 11-50                £ 15.00 each
  108.      Next 51+                £ 10.00 each
  109.  
  110. e.g. Single user version would be £35
  111.      10 user network version would be £260
  112.       (£35 + (9 x £25 = £225))
  113.      50 user network version would be £860
  114.      (£35 + (9 x £25 = £225) + (40 x £15 = £600))
  115.  
  116. There are three ways to register:
  117.  
  118. 1. If you are in the UK the easiest way to register is to complete an order
  119. form and send it to HJS Systems with a cheque for the appropriate amount. The
  120. order form is at the end of this document or in the file "ORDER.DOC". Don't
  121. forget to add VAT at the current rate. There are no shipping charges in the
  122. UK.
  123.  
  124. 2. You can also pay using Compuserve's Shareware Registration Service GO SWREG
  125. - registration is a straight $45.00 (US dollars) per user and there is a
  126. $10.00 shipping and handling fee. The registration number is 3970 and the
  127. program title is FTTL VERSION 5.0. In order to enjoy the benefits of the
  128. staggered charging system please get in touch with HJS Systems first. We will
  129. agree an overall price, how many users you actually want to register and then
  130. how many users you need to register through Compuserve's registration service
  131. to achieve the correct payment (at the moment the Compuserve registration
  132. service cannot handle multiple registrations with differing prices). The
  133. registered version you receive will have the correct number of users on it.
  134.  
  135. 3. You can register FTTL with PsL (the Public Software Library) and pay by
  136. Credit Card. If you don't have a credit card and still want to use their
  137. services (for instance overseas customers wishing to pay in US dollars) you
  138. can send them a cheque by regular mail - make the cheque payable to "Public
  139. (software) Library" - not HJS Systems.
  140.  
  141. All payments have to be made in US dollars and there is a $15.00 shipping fee
  142. for postage outside the UK. UK residents still have to pay VAT so it is easier
  143. for them to register with HJS direct. The US dollar charges are:
  144.  
  145. Base Price             $45.00 (US dollars)  per stand alone machine or file
  146. server
  147. Cost per user:
  148.      First 2-10               $35.00 each
  149.      Next 11-50               $25.00 each
  150.      Next 51+                 $20.00 each
  151.  
  152. You can contact PsL in the following ways:-
  153.  
  154.      In the US      1-800-2424-PSL (toll free)
  155.      Outside the US 1-713-524-6394
  156.      Fax            1-713-524-6398
  157.      Compuserve     71355,470
  158.      Internet       71355.470@Compuserve.Com
  159.      Regular Mail   Public (software) Library
  160.                     PO Box 35705
  161.                     Houston, TX 77235-5705, USA
  162.  
  163. IMPORTANT: The above numbers are for orders only. Do not try to contact PsL
  164. for anything else - all they will be able to do is to redirect you to HJS
  165. Systems.
  166.  
  167. PsL will notify me by E-Mail the day of your order and I will send a
  168. registered version directly to you by regular mail. Please contact HJS Systems
  169. direct to enquire about the status of your order NOT PsL.
  170.  
  171. The HJS BBS is now available on +44 (0)1203 352326 for support and alpha/beta
  172. testing of latest versions of this and other products.
  173.  
  174. Money returned if not satisfied after 30 days
  175.  
  176. Registered users get a personalised copy without the registration reminder
  177. screen and three months telephone/e-mail support and will automatically be
  178. notified of upgrades. Any serious bugs will be rectified and fixes sent to all
  179. registered users of the current main version number (i.e. 5). Suggestions for
  180. improvements are welcome from registered and non-registered users and, if
  181. feasible, will be included in future versions. Registered users should always
  182. quote their name and licence number in communications - the licence number can
  183. be obtained by pressing F2. Registered users are also invited to take part in
  184. our beta-testing program and a commission (10% of registration fee) is offered
  185. to registered users who persuade others to register the system.
  186.  
  187. All prices are subject to VAT in the UK.
  188.  
  189. We are also happy to quote for individual tailoring to suit your requirements.
  190.  
  191. DEFINITION OF SHAREWARE
  192.  
  193. Shareware distribution gives users a chance to try software before buying it.
  194. If you try a Shareware program and continue using it, you are expected to
  195. register. Individual programs differ on details -- some request registration
  196. while others
  197. require it, some specify a maximum trial period. With registration, you get
  198. anything from the simple right to continue using the software to an updated
  199. program with printed manual.
  200.  
  201. Copyright laws apply to both Shareware and commercial software, and the
  202. copyright holder retains all rights, with a few specific exceptions as stated
  203. below. Shareware authors are accomplished programmers, just like commercial
  204. authors, and the programs are of comparable quality. (In both cases, there are
  205. good programs and bad ones!) The main difference is in the method of
  206. distribution. The author specifically grants the right to copy and distribute
  207. the software, either to all and sundry or to a specific group. For example,
  208. some authors require written permission before a commercial disk vendor may
  209. copy their Shareware.
  210.  
  211. Shareware is a distribution method, not a type of software. You should find
  212. software that suits your needs and pocketbook, whether it's commercial or
  213. Shareware. The Shareware system makes fitting your needs easier, because you
  214. can try before you buy.
  215.  
  216. And because the overhead is low, prices are low also. Shareware has the
  217. ultimate money-back guarantee -- if you don't use the product, you don't pay
  218. for it.
  219.  
  220. DISCLAIMER - AGREEMENT
  221.  
  222. Users of the Flexitime and Time Logging System must accept this disclaimer of
  223. warranty:
  224.  
  225. "The Flexitime and Time Logging System is supplied as is.  The author
  226. disclaims all warranties, expressed or implied, including, without limitation,
  227. the warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  228.  
  229. The author assumes no liability for damages, direct or consequential, which
  230. may result from the use of the Flexitime and Time Logging System."
  231.  
  232. The Flexitime and Time Logging System is a "shareware program" and is provided
  233. at no charge to the user for evaluation.  Feel free to share it with your
  234. friends, but please do not give it away altered or as part of another system. 
  235. The essence of "user-supported" software is to provide personal computer users
  236. with quality software without high prices, and yet to provide incentive for
  237. programmers to continue to develop new products.  If you find this program
  238. useful and find that you are using the Flexitime and Time Logging System and
  239. continue to use it after a reasonable trial period, you must make a
  240. registration payment of £35.00 to HJS Systems.  The £35.00 registration fee
  241. will license one copy for use on any one computer at any one time.  You must
  242. treat this software just like a book.  An example is that this software may
  243. be used by any number of people and may be freely moved from one computer
  244. location to another, so long as there is no possibility of it being used at
  245. one location while it's being used at another. Just as a book cannot be read
  246. by two different persons at the same time.
  247.  
  248. Commercial users of the Flexitime and Time Logging System must register and
  249. pay for their copies of it within 30 days of first use or their license is
  250. withdrawn.  Site-License arrangements may be made by contacting HJS Systems.
  251.  
  252. Anyone distributing the Flexitime and Time Logging System for any kind of
  253. remuneration must first contact HJS Systems at the address below for
  254. authorization.
  255.  
  256. This authorization will be automatically granted to distributors recognized
  257. by the ASP as adhering to its guidelines for shareware distributors, and such
  258. distributors may begin offering the Flexitime and Time Logging System
  259. immediately (However HJS Systems must still be advised so that the distributor
  260. can be kept up-to-date with the latest version of the Flexitime and Time
  261. Logging System.).
  262.  
  263. You are encouraged to pass a copy of the Flexitime and Time Logging System
  264. along to your friends for evaluation.  Please encourage them to register their
  265. copy if they find that they can use it.  All registered users will receive a
  266. copy of the latest version of the system.
  267.  
  268.  
  269. OMBUDSMAN STATEMENT
  270.  
  271. "This program is produced by a member of the Association of Shareware
  272. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware principle
  273. works for you. If you are unable to resolve a shareware-related problem with
  274. an ASP member by contacting the member directly, ASP may be able to help. The
  275. ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an ASP member,
  276. but does not provide technical support for members' products.  Please write
  277. to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI USA 49442-9427, Fax
  278. 616-788-2765, or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP
  279. Ombudsman 70007,3536."
  280.  
  281.  
  282. HJS Systems
  283. 15 Falcon Close
  284. Nuneaton
  285. CV11 6TE
  286. United Kingdom 
  287.  
  288. Telephone: (01203) 388031
  289. Mobile: 0370 471473
  290. Compuserve: 100102,1012
  291. Internet: hjs@tickey.demon.co.uk
  292. VirtualNET: 1@44203000
  293. FIDOnet: steve hey@2:2500/704
  294. The HJS BBS: +44 (0)1203 352326
  295.